78 proc. średnich i dużych firm w Polsce stawia na cyfryzację, która znacząco przyspieszyła wskutek pandemii. Dzięki temu wiele procesów dzieje się automatycznie, dokumenty są bardziej dostępne (98 proc.), wzrasta efektywność pracy (86 proc.), a koszty spadają (82 proc.). Korzyści te wykorzystują też sądy. Wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych czy wizje lokalne z udziałem drona – to relacje z posiedzeń, które już się toczą przed jednym z największych w kraju sądem polubownym.
Transformacja cyfrowa najbardziej zaawansowana jest w dużych przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 250 osób, w tym w spółkach Skarbu Państwa. W segmencie tym blisko 60 proc. firm deklaruje, że wykorzystuje nowe technologie na co dzień lub jest na zaawansowanym etapie ich wdrażania. Dla porównania, wśród firm średnich odsetek ten wynosi 46 proc. – wynika z badania Instytutu Humanities zrealizowanego we współpracy z PFR i firmą Microsoft.
Badanie pokazuje, że w całości lub częściowo procesy obsługiwane są przez technologie cyfrowe w ponad 80 proc. w obszarach księgowości, kadr i logistyki. Najniższy poziom zastosowania nowych technologii jest w sektorze produkcji (39 proc.). Wdrażanie nowych technologii i wykorzystanie chmury obliczeniowej nie jest już tylko dźwignią rozwoju, ale staje się warunkiem przetrwania firm i utrzymania konkurencyjności.
Nowe technologie są ułatwieniem także, gdy firma toczy spór z innym przedsiębiorstwem. W czasach pandemii często znacznie łatwiej jest zorganizować posiedzenie sądu online, niż stacjonarne. Zwłaszcza, gdy strony sporu mają siedziby w różnych częściach kraju, czy nawet świata.
W Sądzie Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej odbyła się niedawno wideorozprawa, której uczestnicy łączyli się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. W sumie przesłuchano 19 świadków i 10 zespołów biegłych. Zorganizowano konferencje biegłych, w których brali udział także tłumacze z języka angielskiego i hiszpańskiego. Rozprawa była dużym przedsięwzięciem logistycznym, nie tylko ze względu na liczbę uczestników i rozlokowanie ich w różnych miejscach Europy. Było to także poważne przedsięwzięcie technologiczne. Na potrzeby posiedzenia powstała wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych (tzw. break rooms) oraz poczekalnie dla świadków (tzw. waiting rooms). Uczestnicy rozprawy udostępniali w jej trakcie prezentacje i opinie za pomocą funkcji share screen.
– W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są dziś standardem. W czasie pandemii wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań. Jeśli chodzi o Polskę, nasz sąd jest na tym polu prekursorem. W okresie pandemii włożyliśmy wiele pracy w to, by działać nieprzerwanie i ułatwić klientom przeniesienie się do wirtualnej rzeczywistości. Inwestujemy w narzędzia, które czynią postępowania arbitrażowe jeszcze bardziej wygodnymi, szybkimi i – co w aktualnej sytuacji szczególnie istotne – bezpiecznymi; narzędzia, dla których kolejne ograniczenia dotyczące przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi krajami nie stanowią bariery – mówi Agnieszka Durlik, dyrektor generalna Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.
Wideorozprawa odbywała się w trybie hybrydowym – w siedzibie SA KIG obecny był tylko zespół orzekający. Pozostali uczestnicy postępowania łączyli się zdalnie. Średnio w każdym posiedzeniu uczestniczyły 24 osoby, w tym obecni podczas przesłuchania świadków oraz biegłych mężowie zaufania po każdej ze stron sporu, oraz managerowie dokumentowi.
Posiedzenia zwoływano w dwóch tygodniowych sesjach trwających w sumie 13 dni oraz w trzech dodatkowych terminach – ok. 80 godzin. W sumie arbitrzy wydali orzeczenie po ok. 16 dniach i 8 godzinach. – Czas gra na niekorzyść przedsiębiorców, zwłaszcza w okresie, gdy firma nie prosperuje lub jej działalność ze względu na szalejącą pandemię jest mocno ograniczona. Dlatego szybkość postępowania i przewidywalny z góry czas wydania rozstrzygnięcia to z punktu widzenia przedsiębiorców czynniki bardzo istotne. Przedsiębiorcy z branż bezpośrednio dotkniętych kolejnymi restrykcjami doceniają także doświadczenie w sporach oraz szeroki wachlarz arbitrów orzekających w naszym sądzie. A rosnąca popularność arbitrażu to przecież szansa na „odciążenie” mocno przeciążonych sądów powszechnych w rozstrzyganiu spraw gospodarczych – podkreśla Agnieszka Durlik.
Przed posiedzeniem Sąd Arbitrażowy przy KIG przeprowadził kilka połączeń testowych z uczestnikami, łączącymi się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. Przygotowano także plan awaryjny dla tych uczestników, którzy mieliby problemy techniczne – mogli oni skorzystać ze specjalnie wydzielonych w siedzibie SA KIG pomieszczeń oraz znajdującego się w nich sprzętu. Pomieszczenia te przystosowano zgodnie z aktualnie obowiązującymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia.
W trakcie całej rozprawy uczestnicy postępowania mogli korzystać ze wsparcia technicznego specjalistów IT, których wyznaczyły strony sporu. A w razie wystąpienia awarii, zaplanowano możliwość połączenia telefonicznego oraz mailowego z sekretarzem postępowania.
