Z obserwacji wzmożonego ruchu na ulicach można wywnioskować, że to właśnie teraz najwięcej pracujemy, domykamy tematy, spieszymy się, by „dowieźć” tegoroczne projekty do mety i nadrobić zaległości. Czy da się w ogóle uniknąć tej gorączki końca roku? Mamy rady ekspertki.
Polacy narzekają na swoją pracę i mają do niej zróżnicowany stosunek
– Jeśli zarówno pracownicy, jak i pracodawcy zadbają o odpowiednią organizację pracy, planowanie i ustalanie priorytetów, jest szansa na spokojniejsze zakończenie roku – uważa Agata Woźniak-Jakubiec z agencji pracy HR Quality. Z obserwacji ekspertki wynika, że Polacy, choć są oceniani jako kompetentni i zaangażowani pracownicy, wciąż sporo narzekają na swoją pracę i mają do niej zróżnicowany stosunek, uzależniony od warunków finansowych i komfortu, w jakim pracują.
– Na pracę nie narzekamy, jeżeli mamy satysfakcję z tego, co robimy i jesteśmy doceniani przez przełożonych – mówi ekspertka. Dzieje się to wtedy, gdy mamy przyjazne relacje
ze współpracownikami i przełożonymi, poczucie stabilności zatrudnienia, możliwości rozwoju zawodowego i czas na realizację zadań na najwyższym poziomie i w zgodzie z naszymi kompetencjami. Na zadowolenie wpływają również działania pracodawców, takie jak zapewnienie narzędzi pracy czy jasne procedury. W takim układzie mamy szansę na uniknięcie zaległości i komfortowe zakończenia wszystkich projektów w danym roku.
Poprawa komunikacji to zadanie dla obu stron
Tymczasem zaległości w pracy mogą wynikać z różnych przyczyn, które często mają charakter zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Jednym z powodów jest brak efektywnego planowania i organizacji, pokłosie stawiania niejasnych priorytetów, zmagania się z wyzwaniem wykonania zbyt wielu zadań w zbyt krótkim czasie oraz zapominaniu o tworzeniu harmonogramów lub list zadań.
Niejasne instrukcje od przełożonych, czy brak informacji zwrotnych lub złe przekazywanie informacji w zespole skutkują problemami w komunikacji i wywołują nieporozumienia. Poprawa komunikacji to zadanie dla obu stron: zarówno pracowników jak i liderów zespołów. Podobnie rzecz się ma z nadmiarem tzw. pracy administracyjnej. W wielu miejscach wymaga się przesadnego raportowania lub biurokratyzacji, a także nie stosuje się narzędzi do automatyzacji, która minimalizuje wykonywanie powtarzalnych czynności przez pracowników.
Czasami wyzwaniem może być skuteczne ustalanie priorytetów
– Oczywiście zdarza się, że pracujemy w miejscu, gdzie liczba zadań znacząco przewyższa dostępny czas – w takich sytuacjach trudno sprostać wszystkim oczekiwaniom, zwłaszcza przy napiętych terminach i dużej presji – mówi Agata Woźniak-Jakubiec. Czasami wyzwaniem może być skuteczne ustalanie priorytetów, uporządkowanie zadań lub stworzenie hierarchii celów do osiągnięcia. W wielu przypadkach wpadamy w pułapkę tzw. „bieżączki”, gdzie codzienne sprawy pochłaniają znaczną część naszej uwagi. Zdarza się również, że wpadamy w pułapkę prokrastynacji i odkładamy bardziej złożone lub wymagające zadania na później albo priorytetyzujemy mniej znaczące sprawy.
Ekspertka HR Quality zauważa, że w dzisiejszych czasach pułapką może być też praca zdalna, która, choć ułatwia kwestie organizacyjne, umożliwiając pracę z różnych miejsc, może dostarczać wrażenia, że pracujemy „non stop”. – Praca „po godzinach” na dłuższą metę wywołuje frustrację – uważa Agata Woźniak-Jakubiec. Gdy jesteśmy zmęczeni, ulegamy dekoncentracji i tym samym generujemy coraz więcej zaległości.
Jak ograniczyć zaległości w pracy?
- planowanie – wyznaczaj priorytety i ustal realistyczne terminy zgodnie ze swoimi preferencjami (zrób, jak wolisz – wykonaj trudne zadania na początku lub rozgrzej się przy łatwiejszych);
- zarządzanie czasem – stosuj popularne techniki zwiększania efektywności pracy i zarządzania czasem – np. metodę Pomodoro i zasadę Pareto;
- automatyzacja – wykorzystuj narzędzia wspierające efektywność (np. kalendarze, programy do zarządzania projektami);
- delegowanie zadań – angażuj innych w realizację mniej kluczowych zadań – realizację
projektów zawsze przyspiesza praca zespołowa w atmosferze współpracy i wzajemnej
motywacji; - eliminacja rozpraszaczy – twórz blokery czasowe na zadania wymagające skupienia;
- komunikacja otwarta i asertywność – rozmawiaj z przełożonymi o tym, czym się zajmujesz, dziel się obawami w razie otrzymania niespodziewanych zadań, informuj o swoich obawach i ustalaj realny czas, w którym możesz wykonać polecenia.
