Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprowadza szereg zmian, które mają zwiększyć ochronę pracowników z zagranicy oraz ułatwić legalizację ich zatrudnienia. Nowe regulacje obejmują m.in. obowiązek zawierania umów w formie pisemnej, cyfryzację procedur oraz zaostrzenie kar za nielegalne zatrudnienie – informują eksperci globalnej firmy doradczej EY.
Umowa o pracę lub umowa zlecenie – z obowiązkowym tłumaczeniem
Jedną z najważniejszych zmian jest obowiązek zawierania umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej – niezależnie od rodzaju umowy. Dotyczy to zarówno umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia. Wyjątek stanowią osoby pełniące funkcje zarządcze lub reprezentacyjne, np. członkowie zarządu czy prokurenci.
Jeśli umowa zostanie zawarta wyłącznie w języku obcym, pracodawca będzie musiał uzyskać przysięgłe tłumaczenie dokumentu na język polski i przechowywać je przez okres zatrudnienia oraz przez kolejne dwa lata po jego zakończeniu. Alternatywą może być wersja dwujęzyczna umowy, która nie wymaga tłumaczenia.
Nowy obowiązek zgłaszania umów do systemu elektronicznego
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawcy będą zobowiązani do zgłoszenia podpisanych umów z cudzoziemcami do właściwego organu państwowego – jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy wymagane było uzyskanie zezwolenia na pracę lub zarejestrowano oświadczenie o powierzeniu pracy.
Uproszczone procedury legalizacji pracy cudzoziemców
Nowe regulacje rezygnują z dotychczasowego obowiązkowego badania lokalnego rynku pracy w większości przypadków. W zamian wprowadzone zostaną listy zawodów deficytowych i chronionych, które mają decydować o możliwości wydania zezwoleń na pracę. Zawody chronione będą ustalane m.in. na podstawie lokalnej stopy bezrobocia i liczby zwolnień grupowych.
Według danych GUS, w 2024 roku zgłoszono ponad 37 tys. zwolnień grupowych. Tendencja ta utrzymuje się również w 2025 roku – tylko w styczniu i lutym pracodawcy poinformowali o planowanym zwolnieniu ponad 14,5 tys. pracowników. Nowe przepisy mają chronić rynek pracy i ograniczyć napływ pracowników zagranicznych do branż, w których występują redukcje zatrudnienia.
Surowsze kary za nielegalne zatrudnienie
W celu uszczelnienia systemu i ograniczenia nadużyć, rząd znacząco podnosi sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Nowe przepisy przewidują kary grzywny w wysokości od 3 000 zł do nawet 50 000 zł za każde naruszenie – w porównaniu do dotychczasowych kar sięgających maksymalnie 30 000 zł.
Wprowadzono również obowiązek monitorowania warunków zatrudnienia oraz regularnego raportowania wynagrodzeń cudzoziemców. Pracodawcy, którzy nie spełnią wymogów, mogą utracić prawo do dalszego zatrudniania obcokrajowców.
Cyfryzacja procesu – wnioski tylko online
Od czerwca 2025 roku wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę będą składane wyłącznie elektronicznie. Dotyczy to również wyjaśnień, odwołań oraz dokumentacji towarzyszącej. Kolejnym krokiem będzie cyfryzacja procedur dotyczących pobytu cudzoziemców – docelowo także wnioski o zezwolenia na pobyt będą obsługiwane w systemie teleinformatycznym.
Pracodawca będzie zobowiązany nie tylko do przesłania umowy, ale również do zgłaszania, czy cudzoziemiec rozpoczął pracę oraz do informowania o jej wcześniejszym zakończeniu. W przypadku rezygnacji lub niepodjęcia pracy dokumenty zostaną automatycznie unieważnione.
Nowe obowiązki i wsparcie dla firm
Pracodawcy muszą również zapewnić cudzoziemcom wynagrodzenie zgodne z rynkowymi stawkami. Ma to zapobiec zaniżaniu płac i nieuczciwej konkurencji. Firmy, które zainwestują w integrację obcokrajowców – np. przez organizację kursów językowych czy szkoleń zawodowych – będą mogły ubiegać się o wsparcie finansowe z programów rządowych lub funduszy europejskich.
Inspekcja Pracy i Straż Graniczna z nowymi uprawnieniami
Nowelizacja ustawy znosi dotychczasowy 7-dniowy okres uprzedzenia o kontroli. Od teraz Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna będą mogły przeprowadzać niezapowiedziane kontrole w firmach zatrudniających cudzoziemców. Ma to na celu zwiększenie skuteczności nadzoru i wykrywanie nieprawidłowości w czasie rzeczywistym.
Podsumowanie
Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, obowiązujące od 1 czerwca 2025 roku, oznaczają rewolucję dla polskich pracodawców. Z jednej strony upraszczają procedury legalizacji pracy, z drugiej – zwiększają obowiązki formalne i zaostrzają kary za nielegalne działania.
Najważniejsze zmiany to:
- obowiązek pisemnej umowy i jej tłumaczenia,
- cyfryzacja całego procesu legalizacji zatrudnienia,
- surowsze kary za nieprawidłowości,
- zniesienie testu rynku pracy,
- wprowadzenie list zawodów deficytowych i chronionych.
Nowelizacja ma służyć nie tylko lepszemu dostosowaniu polskiego rynku pracy do realiów, ale także ochronie uczciwego zatrudnienia i wzmocnieniu kontroli nad dynamicznie rozwijającym się obszarem zatrudniania cudzoziemców w Polsce.
Źródło: EY/Łukasz Akuczonek/Alexander Schwickert
To również może Cię zainteresować:
Krzysztof Przybył: Kary nie rozwiążą problemów finansowych polskich firm
