Ponad połowa managerów w działach HR pracuje więcej niż 40 godzin tygodniowo.
Jak wynika z badania firmy CleverStaff, blisko 60% respondentów wskazało, że chciałoby w większym stopniu automatyzować rutynowe codzienne procesy.
Odpowiednio dobrane narzędzia IT pomogą specjalistom ds. HR skrócić czas przeznaczany na powtarzalne czynności
Odpowiedzią na te potrzeby są odpowiednio dobrane narzędzia IT, które pomogą specjalistom ds. zarządzania zasobami ludzkimi skrócić czas przeznaczany na powtarzalne czynności.
Działy human resources przetwarzają ogromne ilości informacji dotyczących pracowników firmy. Są to nie tylko wrażliwe dane osobowe, które muszą zostać odpowiednio zabezpieczone, ale też wszelkiego rodzaju zestawienia i ewidencje dotyczące rekrutacji, onboardingu, wynagrodzeń, podatków, składek, urlopów, ewaluacji pracowniczej czy dodatkowych uprawnień jakie przysługują zatrudnionym. Często zdarza się, że są one przechowywane na papierze lub w kilku różnych systemach, co spowalnia wyszukiwanie potrzebnych informacji i utrudnia obsługę danego procesu.
Wgląd w informacje o zespole i oszczędność czasu
Digitalizacja procesów oraz obiegu dokumentów w dziale HR to ogromna korzyść dla pracowników tego departamentu. Dzięki obniżeniu liczby godzin poświęcanych na realizację powtarzalnych czynności administracyjnych, mogą oni skupić się na zadaniach przynoszących większą wartość z perspektywy całej firmy.
Nie są oni jednak jedynymi beneficjentami tej cyfrowej zmiany. Są nimi także managerowie innych działów w przedsiębiorstwie, ponieważ systemy automatyzujące zadania i obieg dokumentów gwarantują im łatwy wgląd w aktualne informacje o zespole (np. przysługujących im dniach urlopu, KPI czy premiach), a także kadra zarządzająca, zyskująca szeroką perspektywę na sprawy kadrowe.
– Automatyzacja procesów zmniejsza ryzyko pojawienia się ludzkich błędów. Poza tym pamiętajmy, że w biznesie czas to pieniądz. Wyobraźmy sobie, że dziesięciu specjalistów, których praca kosztuje 250 zł/godz., musi przez godzinę w tygodniu wypełniać papierowe druki kadrowe. Dla przedsiębiorstwa w skali np. miesiąca może to być znaczący koszt. Tymczasem takie dane w sposób automatyczny mogłyby być zaciągane do odpowiedniej aplikacji i wraz z odpowiednimi dokumentami udostępniane pracownikom jedynie do zatwierdzenia. Szybsza komunikacja z pracownikami i niższe koszty związane z realizacją zadań z zakresu HR to realne oszczędności dla całej firmy – podkreśla Anna Puka, dyr. Działu Pre-sales Consulting w firmie Webcon.
Centralne zarządzanie może być korzystne
Z badania CleverStaff wynika, że 64% badanych specjalistów HR już teraz używa systemów do automatyzacji procesów w swoim miejscu pracy. Co warte podkreślenia, osoby korzystające z nich, deklarują nieco wyższy ogólny poziom zadowolenia z pracy niż ci, którzy takich systemów nie stosują.
Dla zarządzających firmami może być to dobry sygnał do tego, aby zainteresować się rozwiązaniami wspierającymi pracę HR-owców. – Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie kilku różnych rozwiązań obsługujących poszczególne procesy HR. Jednak z punktu widzenia ich utrzymania i rozwoju, warto rozważyć wybór jednej platformy, na bazie której zostanie przeprowadzona automatyzacja wszystkich procesów HR w firmie. Takie podejście umożliwiają platformy przeznaczone do automatyzacji i zarządzania procesami, które można zintegrować z innymi systemami wdrożonymi w przedsiębiorstwie, jak np. ERP, narzędzia finansowo-księgowe, platformy szkoleniowe czy rozwiązania księgowo-kadrowe. Pozwala to na stworzenie spójnego ekosystemu IT, umożliwiającego wymianę danych pomiędzy systemami i zapewnia firmie płynność operacyjną – zwraca uwagę Anna Puka.
Ludzie i cyfryzacja
Dzięki temu podejściu wszystkie dane o pracowniku są dostępne w jednym miejscu, a pracownicy HR i managerowie, przygotowując np. ocenę pracowniczą, nie będą musieli szukać informacji w kilku źródłach lub przełączać się pomiędzy różnymi systemami.
Najcenniejszym zasobem każdej firmy są ludzie, a sprawne zarządzanie procesami HR ma kluczowy wpływ na pozyskiwanie talentów, zmniejszenie rotacji pracowników i zwiększenie poziomu ich satysfakcji z pracy. Digitalizacja procesów HR staje się dla pracodawcy ważnym elementem employer brandingu: budowania wizerunku firmy inwestującej w cyfrowe rozwiązania wspierające pracowników, w której ludzie chcą i lubią pracować.
